Guider une planification stratégique en mode design sprint
Guider une planification stratégique en mode design sprint
Accompagner une équipe dans la cocréation de son premier plan stratégique.
Client : DIRECTION DE L’ENSEIGNEMENT FONDAMENTAL (ORGANISATION BELGE)
Mon mandat en bref avec la direction de l'enseignement fondamental:
Le défi
Le résultat
Peu après notre design sprint, la Direction de l’enseignement fondamental a adopté le plan stratégique 2024-2027 conçu lors des ateliers collaboratifs. Il a ensuite été communiqué aux quelque 825 établissements scolaires accompagnés par l’organisation.
Avec la démarche de Marie-Andrée Roy, on ne s’arrêtait pas juste à deux journées de brainstorming, mais on aboutissait à quelque chose de concret. C’était vraiment très important pour [nous] d’arriver à un produit fini.
Le contexte
Appuyer sur pause pour une première planification stratégique
De son propre aveu, avant notre rencontre, la Direction de l’enseignement fondamental (DEF) n’avait « ni plan stratégique, ni plan d’action, ni vision globale concrète ». Son équipe a d’abord effectué un état des lieux, récoltant des chiffres et des données sur les tendances dans les écoles soutenues par l’organisation. Le but était de poser un diagnostic qui guiderait les objectifs et les actions d’amélioration des services offerts.
Dès le départ, la DEF avait deux priorités : créer un plan stratégique rapidement et inclure des gens du terrain aux différentes étapes de réflexion et de rédaction. « On ne voulait pas être que quatre ou cinq membres de la direction autour d’une table », insiste la directrice, Laetitia Bergers.
Opter pour une démarche centrée sur l’intelligence collective est vite devenu une évidence pour son équipe.
Qui est la Direction de l’enseignement fondamental?
C’est l’une des cinq directions du Secrétariat général de l’enseignement catholique en communautés française et germanophone de Belgique. Responsable de la promotion et de la coordination de l’enseignement catholique, la DEF offre du soutien juridico- administratif, des productions pédagogiques, de l’accompagnement et de la formation auprès de 825 établissements scolaires qu’elle regroupe. En 2022-2023, un total de 197 867 élèves belges évoluaient dans ces écoles.
La solution
Accepter de se laisser porter jusqu’au résultat
Pour plusieurs des 22 personnes réunies lors de nos ateliers, participer à un design sprint était nouveau. Au fil des exercices collaboratifs, des moments d’enrichissement et d’harmonie, mais aussi de doute et de désaccord se sont succédé.
À la fin du premier jour, on ne voyait pas très bien où ça allait aboutir et au fur et à mesure, on a vu plus clair. J’ai vécu deux jours à passer de « tiens, qu’est-ce que je fais là » à « c’est incroyable comme on peut coconstruire ensemble ».
Avec le recul, le groupe a constaté l’importance des étapes du sprint, même celles qui paraissaient au départ moins concrètes, voire superflues. « Tout le monde a joué le jeu et les consignes de Marie-Andrée Roy étaient très claires, très cadrantes », se souvient Laetitia Bergers. Jumelée aux outils du design thinking, la dynamique collective au cœur de l’expérience a mené les participant·es de la réflexion initiale à la production d’un prototype final. « Sans le savoir, on était porté·es », exprime Gaëtane de Lame, qui s’étonne encore du résultat ayant émergé des ateliers.
Ma démarche en trois temps
Plonger dans la recherche pour comprendre le contexte
Avant le sprint en présentiel, différentes étapes préparatoires m’ont permis de bien saisir la réalité de la DEF. « Un élément crucial de la démarche était la compréhension du contexte par Marie-Andrée Roy, explique Laetitia Bergers. C’était indispensable. » J’ai eu accès à une variété de documents, notamment l’état des lieux réalisé en interne, afin de bâtir un accompagnement adapté aux besoins uniques de l’équipe.
Évoluant pour la première fois dans le milieu de l’éducation belge, je me suis lancée dans cette collaboration sans opinion préconçue sur l’organisation. En plus de mon bagage québécois, j’arrivais avec une grande ouverture à découvrir l’écosystème de la DEF. « C’était intéressant d’avoir un regard externe, mais un regard externe qui peut s’adapter, affirme Laetitia Bergers. Les questions ouvertes [de Marie-Andrée] nous ont fait réfléchir à comment on fonctionne, par exemple. »
Elle a su nous faire rebondir en connaissant notre contexte. Ça a permis d’être plus juste, plus proche de notre réalité.
Notre réalisation : préparation d’un programme de sprint personnalisé
Creuser, imaginer et construire ensemble
Une première journée d’ateliers a permis aux participant·es de se familiariser avec la méthodologie du design thinking. En sous-groupes, ils·elles ont pris part à des exercices pour approfondir les forces, les difficultés, les défis, les valeurs et le futur de leur organisation. « J’ai été assez impressionnée de voir que tous les sous-groupes [arrivaient à] un vrai consensus sur les difficultés, avoue la participante Gaëtane de Lame. C’est très bien parce que ça [démontre] vraiment qu’on a identifié les nœuds. »
Lors de la deuxième journée, le groupe s’est appuyé sur la réflexion collective entreprise pour passer en mode idéation et création. Chaque sous-groupe avait la mission de concevoir une esquisse de plan stratégique pensé pour atteindre la vision du futur retenue deux jours plus tôt.
Une fois prêtes, les trois ébauches ont été soumises au vote de l’ensemble du groupe afin de sélectionner les meilleures solutions. « Je sentais le risque d’avoir trois versions [du plan] complètement différentes, se rappelle Laetitia Bergers. Finalement, les convergences qu’on a senties durant les deux jours se sont retrouvées [dans les esquisses]. »
Synthétiser et tester pour mieux finaliser
Le processus ne s’arrêtait pas là. Les jours suivant le sprint, la directrice et moi avons poursuivi notre travail collaboratif. « Marie-Andrée a fait un gros travail de synthèse », spécifie Laetitia Bergers. Peu à peu, la poussière est retombée et le contenu s’est confirmé en prévision de la phase de test.
Partie intégrante d’un design sprint, montrer le prototype à des parties prenantes est une occasion en or de recueillir des commentaires pour améliorer le produit final à peu de frais. À cette étape de la démarche, j’ai donc réalisé sept entretiens individuels de rétroaction. Pendant ce temps, l’équipe de la DEF a effectué une consultation interne dans le but de rallier les gens derrière son plan stratégique. « Ça a été très intéressant comme résultat parce qu’on a spécifié, reformulé, mieux illustré […] certaines choses », indique Laetitia Bergers.
La démarche de planification stratégique s’est conclue par la livraison d’un plan sur trois ans présentant les missions, la vision, les valeurs, les orientations stratégiques, les objectifs et les actions prioritaires de la DEF.
J’étais restée bloquée à quelque chose de très schématique et quand j’ai vu [le résultat], c’était vraiment disposé [et] présenté d’une autre manière. […] Le produit [démontre] que cette intelligence collective, elle a bien bossé, quoi! Il y a un objectif qui a été atteint, et fameusement.
La conclusion
Faire confiance à l’intelligence collective
En mode sprint, on peut arriver à des résultats concrets en très peu de temps. Quand on se concentre sur un défi principal à relever et qu’on se nourrit de l’intelligence collective d’une organisation, on réussit à faire émerger des solutions efficaces et durables. À la DEF, je l’ai vu en action une fois de plus : la puissance de la collaboration et de la cocréation est tout simplement indéniable.
« Le fait d’avoir une multiplicité de gens différents a été vraiment apprécié, que ce soit pour les deux journées de design thinking ou pour les consultations en amont et en aval », confirme Laetitia Bergers.
Sa collègue Gaëtane de Lame abonde dans le même sens : « La parole était libérée. On n’avait pas peur de dire ce qu’on pensait, ce qu’on estimait, avec nos casquettes différentes. Je pense que c’est ce qui a fait la force [du processus], cette pluralité de voix qui, à la fin, étaient toutes concordantes. »
Utiliser le sprint comme tremplin pour avancer
Lors de mon passage en sol belge, l’engagement des participant·es dans la démarche était clair. Et l’organisation a bien profité de cette lancée dans les mois qui ont suivi la planification stratégique. « On est parti·es du tableau Excel de Marie-Andrée Roy [pour] créer des fiches par groupe de travail et par thématique, avec des objectifs, un plan d’action, un échéancier, décrit Laetitia Bergers. C’est très concret. »
Gaëtane de Lame, qui a depuis rejoint la DEF comme directrice adjointe, pilote d’ailleurs l’un des dix groupes formés depuis l’adoption du plan stratégique pédagogique 2024-2027. « Presque tous les groupes de travail ont eu leur première réunion et il en ressort vraiment une sorte d’élan, se réjouit-elle. Tout le monde est motivé. »
Bref, les trois prochaines années s’annoncent riches à la Direction de l’enseignement fondamental. Un design sprint était certainement la démarche tout indiquée pour leur première planification stratégique.
L’idée était d’avoir une personne externe qui gère et soit garante de ce processus jusqu’à une production. Cet élément d’aboutissement, c’est ce qui nous a séduit·es dans l’accompagnement et la formation de Marie-Andrée Roy.
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